Durante la extracción de datos de una revisión sistemática, es frecuente encontrar publicaciones que no proporcionan toda la información necesaria. Pueden faltar características de la población, detalles de la intervención, resultados numéricos o información imprescindible para evaluar el riesgo de sesgo.
Ante esta situación, surge la duda metodológica: ¿es aceptable contactar con los autores para solicitar estos datos? ¿Puede incorporarse a la revisión la información obtenida mediante correo electrónico?
La respuesta es afirmativa: contactar con los autores aporta información relevante y es metodológicamente válido, siempre que el procedimiento sea sistemático, trazable y transparente.
¿Por qué y cuándo está justificado el contacto?
El contacto no debe realizarse de manera improvisada o selectiva. Una revisión metodológica Cochrane concluyó que se debe intentar obtener información no publicada cuando falten datos clave, aunque el éxito del procedimiento es variable [1].
| Motivo del contacto | Ejemplo de aplicación práctica |
| Aclaración metodológica | Confirmar métodos de aleatorización o cegamiento para evaluar el riesgo de sesgo. |
| Recuperación de datos | Solicitar resultados numéricos presentados de forma incompleta o medidas de dispersión faltantes. |
| Verificación de la muestra | Detectar poblaciones duplicadas, solapadas o confirmar características demográficas. |
| Resolución de discrepancias | Aclarar incoherencias entre el abstract, las tablas y los resultados del artículo. |
Esta información no es secundaria. Según Meursinge Reynders et al., el contacto modificó alguna evaluación del riesgo de sesgo en el 48,3% de las revisiones evaluables, alguna valoración GRADE en el 31,4%, algún resultado primario o secundario en el 36,4% y la estimación global del efecto en el 24,6% [2].
La realidad de las respuestas: recibir un correo no equivale a obtener datos
La tasa de respuesta y la recuperación de información útil son conceptos diferentes. En el estudio de Goossen et al., se recibió alguna respuesta en el 84% de los contactos, pero solo se obtuvo toda la información solicitada en el 46% [3].

El rendimiento del contacto es mayor al aclarar métodos (52% de éxito) que al recuperar datos cuantitativos (25%) [3]. Las barreras más frecuentes para recuperar datos originales incluyen:
- Antigüedad del estudio o pérdida de bases de datos.
- Cambio de institución o jubilación de los investigadores.
- Restricciones de privacidad institucionales.
- Variables que nunca llegaron a recogerse en el diseño original.
Un procedimiento estandarizado en 4 fases
La decisión de contactar con los autores debe constar en el protocolo de la revisión. Si se adopta a posteriori, debe documentarse como modificación metodológica antes de analizar las respuestas.
Fase 1: Preparación del mensaje
El contacto debe dirigirse al autor de correspondencia. La evidencia actual demuestra que incluir preguntas breves, numeradas y específicas directamente en el cuerpo del correo es más efectivo y reduce el tiempo de trabajo de los revisores frente al envío de formularios adjuntos [3].
Fase 2: Estrategia de seguimiento limitada
Los recordatorios son útiles (el 32% de las respuestas llega tras un recordatorio [5]), pero el proceso debe tener un límite definido previamente. Antes de comenzar, deben definirse el intervalo entre contactos, el número máximo de intentos y la fecha de cierre.
Un procedimiento viable podría ser:
- Enviar el primer correo al autor de correspondencia.
- Esperar 14 días.
- Enviar un recordatorio si no se ha recibido respuesta.
- Si continúa sin responder, contactar con otro autor activo de la publicación, por ejemplo, el primer autor o el autor sénior.
- Enviar un único recordatorio al segundo autor.
- Cerrar el proceso en la fecha previamente establecida.
Cuando la dirección publicada ya no funciona, puede buscarse una dirección actualizada en publicaciones recientes, directorios institucionales u otras fuentes profesionales. En el estudio de Goossen et al., el 20% de los artículos no incluía una dirección de correo y el 17% de las direcciones publicadas había dejado de funcionar [3].
Fase 3: Evaluación de la respuesta
Toda respuesta recibida debe analizarse críticamente antes de volcarse en la extracción. Debemos preguntarnos:
- ¿Responde inequívocamente a la pregunta clínica o metodológica formulada?
- ¿Puede atribuirse inequívocamente al estudio correspondiente?
- ¿Es coherente con la publicación original?
- Si contradice el artículo publicado, no debe sustituirse silenciosamente. Hay que documentar la discrepancia y pedir confirmación. Es necesario documentar la discrepancia y solicitar confirmación al autor. La verificación también es recomendable cuando la respuesta modifica la elegibilidad del estudio, el resultado extraído o la interpretación de los hallazgos [2].
Fase 4: Registro y transparencia
La procedencia de cada dato debe quedar clara en la matriz de extracción. La falta de respuesta nunca debe interpretarse como ausencia del acontecimiento estudiado; debe constar como «no informada».
Para facilitar la trazabilidad y la redacción del informe final, es fundamental mantener un registro detallado.
| ID Estudio | Autor contactado | Fecha intento 1 | Fecha de recordatorio | Estado de la respuesta | Procedencia del dato final |
| Smith 2022 | J. Smith (Corresp.) | 15/09/2026 | 29/09/2026 | Aclaración completa | No publicado, vía email |
| Pérez 2018 | M. Pérez (Sénior) | 10/09/2026 | 24/09/2026 | Datos inaccesibles | No disponible |
| Chen 2021 | L. Chen (Corresp.) | 01/09/2026 | – | Sin respuesta | No disponible |
Este nivel de transparencia todavía es mejorable. En el estudio de Meursinge Reynders et al., el 73,4% de las revisiones Cochrane examinadas había contactado o intentado contactar con los autores, pero solo el 18,9% informó de manera completa qué información había obtenido de cada estudio que respondió [2].
Limitaciones de la evidencia
La evidencia sobre la forma más eficaz de contactar con los autores es limitada y heterogénea. La revisión metodológica Cochrane identificó únicamente seis estudios comparativos, cinco de ellos publicados solo como resúmenes [1]. Algunos trabajos posteriores proceden de revisiones concretas, utilizan muestras pequeñas o analizan contextos muy específicos [3-6].
Por tanto, no puede afirmarse que exista una estrategia universalmente óptima. Las recomendaciones disponibles permiten diseñar un procedimiento razonable e informado por la evidencia, pero los plazos, el número de recordatorios y los criterios de cierre deben adaptarse a cada revisión y quedar definidos previamente.
En conclusión
Contactar con los autores es un recurso metodológicamente indispensable que puede alterar las conclusiones de una revisión sistemática. Sin embargo, no basta con enviar correos de forma aleatoria; exige un protocolo explícito y documentado.
La regla de oro es sencilla: la información recibida es sumamente útil, pero siempre debe distinguirse del dato publicado y su impacto debe reportarse con total transparencia.
Referencias
- Young T, Hopewell S. Methods for obtaining unpublished data. Cochrane Database Syst Rev. 2011;(11). doi:10.1002/14651858.MR000027.pub2.
- Meursinge Reynders R, Ladu L, Di Girolamo N. Contacting of authors modified crucial outcomes of systematic reviews but was poorly reported, not systematic, and produced conflicting results. J Clin Epidemiol. 2019;115:64-76. doi:10.1016/j.jclinepi.2019.07.001.
- Goossen K, Rombey T, Kugler CM, De Santis KK, Pieper D. Author queries via email text elicited high response and took less reviewer time than data forms: a randomised study within a review. J Clin Epidemiol. 2021;135:1-9. doi:10.1016/j.jclinepi.2021.02.006.
- Godolphin PJ, Bath PM, Montgomery AA. Short email with attachment versus long email without attachment when contacting authors to request unpublished data for a systematic review: a nested randomised trial. BMJ Open. 2019;9. doi:10.1136/bmjopen-2018-025273.
- Cooper C, Talens Bou J, Varley-Campbell J. Evaluating the effectiveness, efficiency, cost and value of contacting study authors in a systematic review: a case study and worked example. BMC Med Res Methodol. 2019;19:45. doi:10.1186/s12874-019-0685-0.
- O’Leary F. Is email a reliable means of contacting authors of previously published papers? A study of the Emergency Medicine Journal for 2001. Emerg Med J. 2003;20:352-3. doi:10.1136/emj.20.4.352.

















